GUEST MANAGEMENT

Zu einer erfolgreichen Veranstaltungen gehört ein professionelles Teilnehmermanagement - Ihre Gäste erwarten eine erstklassige Betreuung - hierzu gehören effiziente Tools und Prozesse, eine durchgehend professionelle Gästebetreuung und eine durchgehend hohe Qualität der Kommunikation und Kontrolle auch bei kurzfristigen Änderungswünschen.

STEP 1 - VOR DEM EINLADUNGSVERSAND
  • Erstellung eines Zeitplans für alle beteiligten Gewerke
  • Erstellung einer Sitemap zur Visualisierung des Registrierprozesses und des Frontend-Layouts, Backend-Funktionalitäten
  • Datenbank-Programmierung, Tests und Freigabe, Domain und SSL-Buchung
  • Textentwürfe, Layoutvorlagen bzw. -übernahme, Produktion für Save-the-date, Einladungen, Reminder, Bestätigungen
  • Übernahme Gästeverteiler und finale Überprüfung auf Fehler
  • Save-the-date-Versand

STEP 2 - EINLADUNGSVERSAND/ANMELDUNG
  • Einrichtung einer Telefon/E-Mail Hotline (Kunden- und Gästezentrale)
  • Personalisierter Einladungsversand (postalisch, Mail)
  • Webbasierte Anmeldung mit persönlichen Login-Daten
  • Rücklauf- und Datenkontrolle, Nachfassaktionen, Bestätigungsservice
  • Ständiges Reporting an den Kunden

STEP 3 - VERANSTALTUNG
  • Sperrung der Anmeldeseite und Aktivierung einer Notrufnummer
  • Erstellung und Verteilung aller veranstaltungsrelevanten Listen/Back-ups
  • Vor-Ort Check-in-Service (Counter, Personal, Computer online/offline, Namensschilder, Sitzplatzkarten etc.)
  • Auswertungen nach Veranstaltungsende

OPTIONALE LEISTUNGEN
  • Recherche und Vertragsabwicklungen wie Hotel, Shuttle etc.
  • Reisebüro-Dienstleistungen
  • Visa-Antragshilfe
  • Abrechnung z.B. mit Gästen, Hotels, Dienstleistern u. v. m.

Hier finden Sie unsere Referenzen